Il tempo è tuo. Una guida settimanale per aumentare produttività e benessere

Il tempo come fattore chiave

Aumentare produttività e benessere sembrerà certo anche a te una prospettiva allettante.
Sicuramente come tutti noi conosci anche tu la soluzione per il raggiungimento di questo scopo: la corretta gestione del tempo.  

Quello che però forse non sai  è che:

  1. La maggiore produttività dipende anche dal nostro grado di benessere.
  2. Un migliore rendimento dipende dal legame delle nostre azioni a un progetto.
  3. Una efficace organizzazione del tempo include l’applicazione dei principi del design.

Aumentare produttività e benessere con le basi della progettazione

Come è già stato spiegato qualche articolo fa, lo sviluppo corretto di un progetto di design mette al centro il bisogno al quale l’oggetto deve rispondere.
Nella progettazione non possiamo restare ancorati solo a ciò che a noi piace. La funzionalità di un prodotto è dunque garantita dalla visione quanto più possibile obiettiva della realtà e dalla sua verifica finale.

Questi criteri vanno usati anche al momento di plasmare il nostro tempo quotidiano.  

Gli elementi da considerare per gestire gli impegni

La progettazione del nostro tempo per aumentare produttività e benessere deve quindi tenere conto di questi aspetti:

– le ore effettive che abbiamo a disposizione e non di quelle che ci piacerebbe avere.
– la necessità di segmentare il tempo sulla base di ciò che stiamo per compiere. Possiamo fare tante cose nel corso della giornata ma è meglio farle una per volta.
– il tempo da dedicare a vari progetti oltre che alla professione principale.
– i momenti da dedicare alle persone care e al divertimento.
– una visione olistica dei nostri impegni. Considerare cioè ogni parte del nostro tempo come parte di un “tutto”. Anche attività fra loro diverse possono essere reciprocamente complementari.
– la necessità di allontanare i sensi di colpa per sfruttare tutte le potenzialità dell’imprevisto.
– la visione d’insieme di ciascun progetto utile a favorirne il controllo.
– la necessità di ricorrere all’ausilio di figure esperte per i compiti difficili.
– in generale del confronto con altri soggetti.
– la verifica riguardo all’efficacia di ciò che abbiamo pianificato.

Aumentare produttività e benessere con la nostra guida gratuita

Quanto descritto  fino a ora può essere messo a frutto in modo pratico con una guida settimanale già predisposta.

L’isolamento forzato che le misure di contenimento della pandemia hanno imposto, ha costituito una buona occasione per riflettere sul tempo e sul modo più costruttivo di impiegarlo.
Proprio da questa riflessione nasce la guida Design your week. La guida risponde perfettamente allo scopo di aumentare produttività e gioia nelle nostre giornate di lavoro. La sua realizzazione ha avuto luogo da un confronto e collaborazione tra questo studio e Marco Rotunno di Mudesk.

Design your week è stata presentata al nostro pubblico con una diretta su Instagram nel periodo di poco successivo alla sua realizzazione. La diretta in tutti i casi è stata registrata, puoi quindi anche tu ascoltare la presentazione della nostra guida.

Perché una guida

Riportiamo qui brevemente le caratteristiche di Design your week oltre ai consigli di Marco e del nostro studio per aumentare produttività e soddisfazione nella tua attività quotidiana.

Gli ostacoli alla corretta gestione del tempo per migliorare le nostre prestazioni ed essere felici risultano essere tre:  

  1. abitudine a considerare solo gli impegni lavorativi; 
  2. pensare agli impegni in un’ottica legata solo al quotidiano;
  3. riluttanza alla pianificazione.

Come già anticipato nella nostra diretta il consiglio che offriamo a tutti è superare la resistenza e creare un rituale di pianificazione settimanale. 

L’organizzazione può essere un’occasione stimolante per riflettere su noi stessi. Predisporre consente inoltre di guadagnare tempo e “incastrare” nel modo migliore gli impegni di lavoro.

Marco descrive la sua esperienza di pianificazione come un momento piacevole al quale dedicare alcune ore un pomeriggio a settimana.

La struttura della nostra guida infatti favorisce una riflessione molto utile sul senso delle azioni che compiremo nei giorni seguenti.

Parte iniziale di Design your week

To do list – Happyness list

La guida si apre con l’elenco di tutto quello che dobbiamo o vogliamo fare nel corso della nuova settimana. Le azioni da inserire riguardano il lavoro ma anche occupazioni legate ad altri ambiti dell’esistenza. Per questo motivo l’elenco si divide in liste.

Allo scopo di chiarire i concetti facciamo l’esempio di una delle liste principali: la lista delle cose da fare o “To do list”.
Questo elenco richiama varie sotto liste come Lavoro, Lavoro due o altro,  Sport, Svago, Spiritualità, Meditazione, Casa, Famiglia, Formazione. Un’altra importante lista tra le principali è la Relax list che include altri due elenchi: la Break list e la Happyness list immaginata proprio dal nostro studio.

Coerentemente con quanto scritto sopra infatti, invitiamo a inserire nella pianificazione delle nostre attività anche quelle che ci rendono davvero felici come andare a cena fuori. Si tratta di inserimenti che comunemente si omettono in un piano settimanale.

To be list

Un’altra lista di cui vogliamo parlare nella nostra guida per aumentare  produttività e benessere è la To be list ideata da Marco.
La To be list è la lista della crescita personale, funzionale per accordare i nostri progetti con le giuste strategie.

Si tratta anche in questo caso di un elenco di propositi assenti nei comuni piani per aumentare produttività e risultati positivi. Riguardo a questa parte Marco consiglia di concentrarsi su un’idea soltanto: essere più coraggiosi, più gentili ecc.

Fare la scelta giusta in questa lista è importante, aggiunge ancora, perché molte rinunce nei nostri piani strategici sono legate a paura o noia. I propositi saldi riguardo a ciò che si vuole essere aiutano a superare  più facilmente gli ostacoli per il raggiungimento di un obiettivo. 

I nostri consigli per aumentare produttività e soddisfazione

Concentrandoci sull’organizzazione del tempo per l’attività lavorativa consigliamo quello di inserire nelle ore dedicate anche diversi minuti di pausa.
Dieci o quindici minuti di break non sono una perdita di tempo, garantisce Marco, sono al contrario funzionali a una maggiore produttività nel momento in cui si riprende il lavoro.

Sempre Marco invita a mantenere comunque un margine di flessibilità. Il fondatore di Mudesk infatti confessa di non riuscire a prendere sempre la pausa di fronte a impegni particolarmente urgenti. L’importante, continua però, è mantenere la tendenza a farlo nelle ore di lavoro quotidiano.

Liberarsi di ciò che è inutile

Riguardo all’obiettivo principale, quello cioè di aumentare produttività e rendimento, mettiamo in risalto nella nostra guida la matrice delle priorità. Selezionare le cose importanti o urgenti ed eliminare, o demandare, quelle da cui ricaviamo poco sotto tutti gli aspetti è un esercizio utile.

Affinare  questa capacità permette di avere più tempo a disposizione e di mantenere la giusta distanza emotiva dalle piccole cose.
Quest’ultima condizione va ricercata perché  aiuta a rafforzare il legame con il progetto principale visto nel suo insieme.

Seconda parte della guida

Le parti finali della guida ci accompagnano nell’operazione di verifica del piano che abbiamo realizzato per la settimana.
Il test va effettuato innanzi tutto con un grafico a torta che ci mostra quanto è bilanciata l’organizzazione del nostro tempo. Attraverso la “torta” sappiamo in anticipo quanto è dura o semplice la settimana che ci aspetta.

L’ultima parte della nostra guida per aumentare produttività e benessere è dedicata all’esito del nostro piano.
Conclusi i sette giorni infatti è utile per quelli che seguiranno rispondere alle domande sulle attività svolte. In questa parte ci si chiede quanto si è soddisfatti, cosa si vuole continuare e cosa si desidera cambiare.

Quest’ultima parte della guida corrisponde a una vera e propria meditazione. Come dice anche Marco infatti il dialogo interiore è importante. È il modo in cui parliamo con noi stessi, dice ancora, che ci permette di conseguire maggiori o minori risultati.

Se desideri anche tu aumentare produttività e benessere nella tua vita privata e professionale puoi scaricare gratuitamente Design Your Week a questo link. 

Buona settimana!

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